Erfasst wird auf Papier
- Formulare und Notizzettel
- Fotos auf dem Privathandy
- Messwerte handschriftlich
30 Tage kostenlos · keine Kreditkarte
Fertige Protokolle direkt vom Einsatzort.
Aufnahmen, Reinigungsnachweise, Hygieneinspektionen und Wartungsberichte digital erfassen – mit Fotos, Mängeln und fertigem PDF. Vor Ort, auch offline.
- Keine Installation
- Läuft auf Tablet & Handy
- Server in der EU (Wien)
Entwickelt aus dem Arbeitsalltag eines Lüftungsreinigungsbetriebs. Protokolle aufgebaut nach
- VDI 2052
- VDI 6022
- VDI 2047-2
- F-Gase-Verordnung
Das Problem
Ihre Monteure sind unterwegs. Warum entsteht das Protokoll trotzdem im Büro?
Zwischen Anlage und fertigem Nachweis liegen heute mehrere Medienbrüche – jeder kostet Zeit und erzeugt Rückfragen.
Alles wird ein zweites Mal gemacht
- Handschrift abtippen
- Fotos sortieren und zuordnen
- Vorlagen füllen, PDF erstellen
Zeit, die niemand abrechnet
- Stunden Büroarbeit pro Woche
- Rückfragen beim Monteur
- Lückenhafte, uneinheitliche Nachweise
Die Lösung
Vor Ort erfassen. Automatisch dokumentieren. PDF fertig.
- 01
Aufnahme vor Ort
Anlage, Kanäle, Komponenten und Messwerte direkt am Einsatzort erfassen – auf Tablet oder Handy, auch ohne Netz.
- 02
Fotos, Mängel, Leistungen
Fotos werden der Leistung oder dem Bauteil zugeordnet, Mängel mit Priorität erfasst, Leistungen einzeln abgehakt.
- 03
Fertiges PDF
Ein Klick, ein vollständiges Protokoll mit Ihrem Logo – einheitlich und sofort versandfertig.
Rundgang
So sieht die Arbeit damit aus.
Vier Protokolle in einer Anwendung – vom ersten Termin beim Kunden bis zur nächsten Fälligkeit. Alle Bilder sind echte Ansichten mit Beispieldaten.
01Aufnahme
Die Anlage einmal richtig erfassen.
Stammdaten, Hauben, Fettfilter, Kanäle und Ventilatoren mit Maßen, Anzahl und Verschmutzungsgrad – für Küche, RLT, Kühlturm und Klimasplit. Mehrere Bereiche eines Objekts landen in einer Aufnahme.
- Mängel mit Priorität: gering, mittel, hoch
- Fotos direkt aus der Kamera, Dokumente als Anhang
- Leistungsumfang ankreuzen – in der Reinigung ist er als „geplant“ markiert
- Seitenleiste zeigt jeden Abschnitt mit Status
- Aufnahmeblatt als PDF; internes PDF mit Kalkulation getrennt
02Reinigung
Jede Leistung einzeln nachgewiesen.
Statt „Reinigung durchgeführt“ steht im Protokoll, was genau gemacht wurde – Leistung für Leistung, mit Vorher- und Nachher-Fotos.
- Je Leistung: vollständig, teilweise oder nicht – mit Notiz
- Vorher- und Nachher-Fotos der jeweiligen Leistung zugeordnet
- Arbeitssicherheit: Freischaltung, PSA, Absturzsicherung – mit Name und Uhrzeit
- Abnahme durch den Auftraggeber, nächste Reinigung mit Intervall
03Messwerte & Nachträge
Sauberkeit belegt, nicht behauptet.
Ein Foto ist ein Hinweis, eine Messung ist ein Beweis. Staubbelegung vorher und nachher eintragen – ob die Zielklasse nach DIN EN 15780 erreicht ist, zeigt die Software sofort.
- Zielklasse erreicht? Mit Reduktion in Prozent
- Luftmenge vorher und nachher, Steigerung in Prozent
- Desinfektion mit Wirkstoff, Konzentration, Einwirkzeit und Charge
- Entsorgung mit Abfallart, Menge, Entsorger und Nachweisnummer
- Nachträge vor Ort mit Aufwand und Betrag, vom Auftraggeber bestätigt
04Hygiene
Hygieneinspektion je Bauteil.
Jedes Bauteil wird bewertet: in Ordnung, Beanstandung, Handlungsbedarf oder nicht zugänglich. Die Norm ist je Anlagentyp vorbelegt – VDI 6022 für RLT, VDI 2052 für Küchen.
- Nicht zugängliche Bauteile stehen ausdrücklich im Protokoll – als nicht bewertet
- Messwerte: Luftkeimzahl, Oberflächenkeime, Feuchte, Temperatur
- Schulungskategorie des Prüfers mit Gültigkeit
- Fotos je Bauteil, Gesamtstatus und Empfehlung im Hygiene-PDF
05Kühltürme
Legionellen nach 42. BImSchV.
Probenahme, Labor und Befund erfassen – die Einordnung nach den Prüfwerten der Verordnung übernimmt die Software und nennt die fällige Maßnahme.
- Befund automatisch eingeordnet: 100, 1.000 oder 10.000 KBE/100 ml
- Anzeige, Betriebstagebuch und Nachuntersuchung abhaken
- Ergriffene Maßnahmen gleich fürs Betriebstagebuch formulieren
- Wartung nach VDI 2047-2 mit Prüfpunkten und Mängelliste nach Priorität
06Klimasplit
F-Gase: das CO₂-Äquivalent rechnet sich selbst.
Kältemittel und Füllmenge eintragen – CO₂-Äquivalent und Prüfintervall nach F-Gase-Verordnung ergeben sich daraus. Natürliche Kältemittel werden als solche erkannt.
- Prüffrist je nach Menge: 12, 6 oder 3 Monate
- Leckage-Erkennung und hermetische Systeme berücksichtigt
- Dichtheitskontrolle, Zertifikat des Prüfers, Anlagenlogbuch
07Brandschutzklappen
Jede Klappe eine Zeile.
Der Sachversicherer fragt nicht „wurden Klappen geprüft“, sondern welche, wann und mit welchem Ergebnis. Für Küchenabluft und RLT.
- Kennzeichnung, Auslöseprüfung, Schließzeit und Prüfbuch-Nummer
- Offene Mängel sofort sichtbar
- Nächste Prüfung mit Datum
08Im Büro
Was fällig ist, sehen Sie zuerst.
Die Projektliste sortiert nach Fälligkeit: überfällig, heute, in 12 Tagen. Dahinter steckt jede Frist aus den Protokollen.
- Reinigung, Hygiene, Wartung, Legionellenprobe, F-Gase- und Klappenprüfung fließen ein
- Suche nach Objekt, Ort und Mitarbeiter; sichtbar, wer zuletzt gespeichert hat
- Objekthistorie: alle Protokolle eines Objekts, Messwerte im Verlauf mit Tendenz
- Kalkulation mit Mitarbeitern, Stunden und Material – als Angebot-PDF
Ergebnis
So sieht Ihr Protokoll aus.
Ein Klick, ein fertiges PDF – mit Ihrem Logo und Firmennamen im Kopf. Seitenumbrüche, Fotos und Datumsangaben sind sauber gesetzt.
Beispiel eines Musterbetriebs. Zum Vergrößern auf eine Seite klicken.
Anlagentypen
Für die Anlagen, die Sie täglich betreuen
Jeder Anlagentyp bringt eigene Aufnahmefelder, Prüfpunkte und Protokollstrukturen mit – für Aufnahme, Reinigung, Hygiene und Wartung.
Küchenabluft
Hauben, Fettfangfilter und Kanalstrecken mit fetthaltiger Verschmutzung.
VDI 2052RLT-Anlagen
Zentralgeräte, Zu- und Abluftkanäle, Filterstufen, Wärmerückgewinnung.
VDI 6022Kühltürme
Hygiene und Reinigung von Verdunstungskühlanlagen inklusive Probenahme.
VDI 2047-2 · 42. BImSchVKlimasplit
Reinigung, Wartung und Hygiene – vom Einzelgerät bis zur Gerätereihe.
F-Gase-VerordnungFunktionen
Alles dokumentiert. Nichts vergessen.
Fotodokumentation
Vorher- und Nachher-Fotos je Leistung, Hygienefotos je Bauteil – im PDF gruppiert.
Mängel
Mit Priorität erfassen – im Wartungsbericht nach Dringlichkeit sortiert.
PDF-Ausgabe
Fertiges Protokoll mit Ihrem Logo, einheitlich und versandfertig.
Offline
Im Technikraum ohne Empfang weiterarbeiten – übertragen wird, sobald wieder Netz da ist.
Auto-Speichern
Jeder Eintrag wird laufend gespeichert – auch offline auf dem Gerät.
Fälligkeiten
Reinigung, Wartung, Legionellenprobe und Prüffristen im Blick – nach Dringlichkeit sortiert.
Team
Kollegen per E-Mail einladen, gemeinsame Projektliste, sichtbar wer zuletzt gespeichert hat.
Kalkulation & Angebot
Aufwand direkt aus der Aufnahme rechnen, internes Blatt und Kundenangebot getrennt.
Anpassung
Ihre Abläufe. Ihre Protokolle.
Sie müssen Ihre Dokumentation nicht neu erfinden. Auf Wunsch bilden wir Ihre bestehenden Formulare nach – mit Ihren Feldern, Ihrer Reihenfolge und Ihrem Protokollaufbau. Umfang und Preis besprechen wir vorab.
Wirtschaftlichkeit
Was kostet Sie Papierarbeit wirklich?
Beispielrechnung: Stellen Sie die Werte auf Ihren Betrieb ein. Gerechnet wird die Büroarbeit, die nach der Aufnahme heute noch anfällt.
5200
5120
25 €120 €
Bis zu eingesparte Zeit pro Monat11,7 Std.
Pro Monat525 €
Pro Jahr6.300 €
Beispielrechnung: Aufnahmen × Büroarbeit × Stundensatz – der Aufwand, der bei vollständiger Erfassung vor Ort höchstens entfällt.
Preise
Mieten oder kaufen. Gleiche Software.
Der Funktionsumfang ist in beiden Modellen identisch. Je größer der Betrieb, desto günstiger der einzelne Nutzer.
Angebot ausschließlich für Unternehmer (§ 14 BGB). Alle Preise netto zzgl. gesetzlicher USt.
1über 100
Mieten
128 €/ Monat netto
1 Nutzer
- Monatlich kündbar
- Wartung und Updates inklusive
- Alle Funktionen
Kaufen
1.720 €einmalig netto
+ 32 € / Monat Wartung (erforderlich)
- Unbefristetes Nutzungsrecht
- Nutzung setzt die laufende Wartung voraus
- Alle Funktionen, Updates in der Wartung
Enterprise
Individuell
über 100 Nutzer
- Mehrere Standorte
- Eigene Protokollstrukturen
- Begleitete Einführung
- Fester Ansprechpartner
| Vergleich | Mieten | Kaufen |
|---|---|---|
| Startkosten | Keine | Einmaliger Kaufpreis |
| Erstes Jahr | 1.536 € | 2.104 € |
| Laufende Kosten | Monatsmiete | Wartung, 32 € / Monat |
| Kündigung | Monatlich | Wartung mit 3 Monaten kündbar – ohne Wartung ruht die Nutzung |
| Software | Identisch | Identisch |
Staffelpreis: 128 € bei einem Nutzer, rund 37 € je Nutzer bei hundert. Über 100 Nutzer individuelles Angebot. Wartung entspricht einem Viertel der Miete. Mehrjahresvergleiche bei unveränderten Preisen (Anpassung nach AGB § 10 möglich).
Software-Wartung
Sie warten Lüftungsanlagen. Wir warten Ihre Software.
Sie betreiben keinen Server – Betrieb, Sicherung und Weiterentwicklung übernehmen wir.
- Rund um die Uhr erreichbar
99 % Verfügbarkeit im Monatsmittel, Wartungsfenster werden angekündigt.
- Tägliche verschlüsselte Sicherung
Die Wiederherstellung prüfen wir regelmäßig.
- Updates inklusive
Verbesserungen fließen laufend ein. Anpassungen an Ihre Abläufe besprechen wir vorab.
- Persönlicher Ansprechpartner
Per E-Mail und Telefon, werktags.
Sicherheit
Daten dort, wo sie hingehören.
- Protokolle und Fotos auf Servern in der EU (Wien)
- Verschlüsselte Übertragung und Sicherung
- Strikte Trennung der Betriebe
- Vertrag zur Auftragsverarbeitung online abschließbar
- Keine Werbe- oder Analyse-Tracker in der Anwendung
FAQ
Häufige Fragen
Kann ich das Lüftungstool kostenlos testen?
Ja. Sie testen 30 Tage mit vollem Funktionsumfang, ohne Kreditkarte. Danach bleiben Ihre Protokolle lesbar und als PDF exportierbar; Neues anlegen können Sie, sobald Sie freischalten.
Funktioniert die Aufnahme auch offline?
Ja. Im Technikraum, im Keller oder auf dem Dach arbeiten Ihre Monteure ohne Netz weiter. Sobald wieder Verbindung besteht, werden die Daten übertragen.
Können bestehende Protokolle übernommen werden?
Ja. Schicken Sie uns Ihr bestehendes Formular oder PDF. Wir bilden Aufnahmefelder, Reihenfolge und Protokollaufbau nach. Umfang und Preis besprechen wir vorab.
Können mehrere Monteure gleichzeitig arbeiten?
Ja. Sie laden Kollegen per E-Mail ein; jeder vergibt sein eigenes Passwort. Alle arbeiten in derselben Projektliste; bei jedem Protokoll steht, wer es zuletzt gespeichert hat.
Wie werden Fotos und Mängel erfasst?
Fotos machen Sie direkt in der Anwendung. In der Reinigung ordnen Sie sie der jeweiligen Leistung zu, in der Hygieneinspektion dem Bauteil. Mängel beschreiben Sie kurz und setzen die Priorität; im PDF stehen sie gut sichtbar.
Erzeugt die Software direkt fertige PDFs?
Ja. Aus der Aufnahme entsteht auf Knopfdruck ein vollständiges Protokoll mit Ihrem Logo – inklusive Fotos, Mängeln und Leistungsumfang.
Ist eine Installation notwendig?
Nein. Das Lüftungstool läuft im Browser auf Laptop, Tablet und Handy und lässt sich wie eine App auf den Startbildschirm legen.
Ihre nächste Aufnahme kann bereits digital sein.
30 Tage kostenlos testen – direkt im Arbeitsalltag, ohne Kreditkarte, sofort startklar.